Увеличение количества поступающих документов, входящих запросов, необходимость принятия оперативных управленческих решений накладывают все более возрастающие требования к работе сотрудников архива градостроительной документации. Удовлетворить эти требования можно только путем создания  и внедрения автоматизированной системы электронного архива с использованием современных технологий, программных средств и оборудования, которые отвечают современному уровню развития информационных технологий и средств вычислительной техники.

«Электронный архив градостроительной документации» представляет собой комплексное решение, предназначенное для ведения электронного архива градостроительной документации и предоставления пользователям информации о земельных участках и связанной с ними документации.

Электронный архив градостроительной документации – полнофунциональное решение по созданию, наполнению, надежному хранению и оперативному доступу, а значит – эффективному использованию градостроительной документации, которая является основой дальнейшего развития города, стратегическим планом на достаточно длительный период. Данный программный продукт оптимальным образом решает задачи  текущего хранения документов, на этапе которого наибольшую значимость приобретает оперативность доступа к информации и наличие возможности одновременного использования документа несколькими сотрудниками. Сотрудники отдела, а также сторонние лица, владеющие соответствующими правами, в любой момент могут получить электронную копию документа а также исчерпывающую информацию по интересующему объекту.

Электронный архив градостроительной документации – качественно новый уровень использования в текущей работе архивной информации. Его внедрение и последующее усовершенствование дает мощный импульс для дальнейшего развития и повышения уровня информационной открытости органам государственной власти участвующим в градостроительной деятельности.

Внедрение системы обеспечит:

• Уменьшение времени, затрачиваемого сотрудниками профильных служб и подразделений на поиск необходимой информации.
• Оперативное информирование руководителей всех уровней для принятия эффективных управленческих решений.
• Повышение уровня информированности исполнителей за счет централизованного хранения информации, уменьшения времени поиска документов, а также за счет повышения полноты и достоверности хранимой информации.
• Исключение временных затрат на поиск бумажных оригиналов документов, находящихся на архивном хранении, за счет получения точной электронной копии искомого документа.
• Обеспечение конфиденциальности и высокого уровня безопасности хранения информации.
• Повышение уровня надежности хранения информации, уменьшение риска потери важной информации и оригиналов документов, вследствие халатности сотрудников или воздействия внешних факторов.
• Обеспечение доступа к информации практически из любой территориально удаленной точки посредством сети Internet/Intranet.

 Функции системы:

• Организация хранения электронных версий документов, являющихся электронной копией бумажного градостроительного дела и учетной информации.
• Привязка электронных документов к земельным участкам и к электронной карте города.
• Ведение классификаторов и рубрикаторов и их использование при внесении, редактировании и поиске архивной информации.
• Установление логических связей между документами.
• Организация поиска документов.
• Обеспечение многопользовательского доступа к информации.
• Разграничение доступа в соответствии с правами доступа.

 «Электронный архив градостроительной документации» состоит из:

• Подсистемы ввода – комплекса программно-аппаратных средств, для преобразования бумажной документации в электронный вид.
• Подсистемы хранения – для хранения информации введенной информации;
• Подсистемы предоставления информации, которая реализована в виде web-интерфейса и позволяет предоставлять информацию из электронного архива градостроительной документации большому числу удаленных пользователей;
• Подсистемы тиражирования – для воспроизведения копий электронных документов на бумажных носителях.

Автоматизированное рабочее место (АРМ) редактора градостроительного архива создано в виде модуля геоинформационной системы ArcGIS 9.3

АРМ для просмотра архива градостроительной документации реализовано в виде Web-приложения на основе картографического Web-сервера ArcGIS Server 9.3